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Au fil des ans, j’ai travaillé avec des dirigeants incroyables qui avaient une forte éthique de travail et qui ont accompli beaucoup de choses. Les meilleurs d’entre eux ont su multiplier leur efficacité grâce à des compétences de délégation de qualité.
En regardant leur performance et en expérimentant ces leçons que j’ai moi-même apprises, j’ai rapidement compris que il ne s’agissait pas simplement de se décharger de tâches désagréables sur les autres. Il s’agissait plutôt de trouver des personnes ayant les forces et les ressources adéquates, puis de les lancer pour accomplir la mission.
Leur mission, liée à une vision plus large, peut faire de toute l’équipe ou de l’organisation une grande réussite.
De plus, le succès dépend de l’application de ces cinq compétences de délégation.
1. Alignez-la sur votre vision.
Il est rare qu’une tâche déléguée reste seule. Chaque petite tâche est un pas vers une vision plus large. Balayer le sol ou nettoyer la salle de bain ne se fait pas tout seul dans une organisation. Mais il faut montrer à chaque tâche comment elle s’inscrit dans le contexte général. Une entreprise voudrait se présenter comme une organisation professionnelle et saine. Une salle de bain propre peut s’inscrire dans cette vision. Partagez cette vision avec votre personnel d’entretien.
Par exemple : Gospel Rescue Mission veut accomplir ce genre de tâche, mais nous voulons aussi faire connaître aux hommes et aux femmes que nous servons les bénéfices de leur travail. Nous les avons donc invités à nettoyer autour de notre installation qui est vraiment leur maison. Nous leur avons dit que lorsque nous nettoyons, nous montrons notre respect et notre gratitude aux donateurs ainsi qu’aux autres qui sacrifient une partie d’eux-mêmes pour nous. Nous avons également inclus cette tâche pour le personnel afin de leur apprendre un peu de leadership au service des autres.
La vision qui est partagée dépend totalement de l’OMS qui est chargée de la tâche. Pourtant, tout cela doit être exprimé dans le cadre d’une vision plus large. Posez-vous la question suivante : « Comment ce fil s’insère-t-il dans la tapisserie de l’ensemble du tapis ? Pour améliorer vos compétences en matière de délégation, vous devez d’abord être clair sur ce point.
2. Analyse de la tâche.
Une fois que vous savez comment chaque tâche s’intègre dans le tableau d’ensemble, nous devons commencer à analyser le travail à accomplir. Qui pourrait le mieux accomplir cette mission ? Que nous coûtera cette personne si elle accomplit cette tâche ?
Si ma directrice des femmes est peut-être capable d’accomplir la mission de toilettes propres mieux que quiconque, est-elle vraiment le meilleur choix ? Serait-il plus utile pour l’organisation d’employer quelqu’un d’autre ? Vous découvrirez également qui profitera le plus de cette tâche en termes d’apprentissage, d’expérience ou d’image. Une fois que vous avez déterminé à quelle OMS vous allez déléguer la tâche, il est important de poursuivre l’analyse pour inclure toute formation qui pourrait être impliquée et quelles fournitures pourraient être nécessaires.
C’est un échec majeur des dirigeants que de déléguer une tâche et de ne PAS fournir les ressources nécessaires pour la réaliser. Demandez-vous : « De quoi cette mission a-t-elle vraiment besoin pour réussir ?
3. Communiquez clairement.
D’après mon expérience, c’est l’une des compétences de délégation qui manque souvent à de nombreux dirigeants. Comme ils savent déjà COMMENT s’acquitter de cette tâche, ils partent du principe que tout le monde saura aussi comment s’y prendre.
Tout récemment, je jouais le rôle de directeur de course pour une collecte de fonds. J’ai délégué la tâche de mettre en place et d’exploiter les stations d’eau le long du parcours de la course. Je pense avoir choisi la bonne personne, fait l’analyse et veillé à ce que tous les approvisionnements et les questions logistiques soient en jeu. Mais je n’ai pas réussi à communiquer la façon dont les tables devraient être disposées. Dans la plupart des courses, il y a des gobelets remplis d’eau sur la table que les coureurs peuvent prendre, boire et ensuite jeter.
Mais la personne qui avait cette tâche ne le savait PAS. Ils ont sorti l’eau et les gobelets, mais se sont dit que les coureurs s’arrêteraient simplement et feraient le plein au besoin. J’avais imaginé qu’il avait déjà vu une station d’eau et qu’il savait comment elle fonctionnait.
Lors de la communication de la tâche, veiller à ce que vous ayez une idée précise de la manière dont il convient de procéder. Par exemple : lorsque vous déléguez une tâche de nettoyage de la salle de bains, ne supposez pas que tout le monde a les mêmes critères de « propreté ». Vous serez surpris de la variété des possibilités qui s’offrent à vous. Certaines d’entre elles seront trop propres, tandis que d’autres ne le seront pas assez.
Communiquez sur ce à quoi ressemble le succès et assurez-vous d’utiliser tous les outils dont vous disposez pour clarifier cette vision. Posez-vous la question suivante : « À quoi ressemble la réussite de cette mission ? Ai-je communiqué cela ? »
4. N’oubliez pas de faire un suivi.
Les compétences en matière de délégation ne seront pas complètes sans suivi.
Vous ne pouvez vous attendre à voir des résultats que dans ce que vous inspectez. Si les progrès sont trop lents ou trop faibles – ou si vous n’avez jamais pris le temps de faire un suivi – vous risquez de ne jamais voir les résultats dont vous rêvez. Si la tâche n’est pas assez importante pour être contrôlée, pourquoi la déléguer ?
Lorsque vous communiquez la vision, fixez un calendrier et suivez-le. Certains emplois peuvent nécessiter des inspections surprises, mais cela est en fait assez rare, surtout si vous avez choisi la bonne personne pour cette tâche.
Les dirigeants qui réussissent ont généralement la réputation d’être très exigeants, car ils surveillent souvent les progrès réalisés. Soyez réaliste mais ferme. Lorsque vous assurez le suivi, ne cherchez pas à faire du surplace. Venez plutôt en tant qu’enseignant ou coach pour découvrir ce qui a pu manquer dans la formation ou ce qui n’a pas été communiqué.
Après l’inspection, vous devrez peut-être prévoir d’autres réunions de suivi. Posez-vous la question suivante : « Quand vais-je assurer le suivi de cette mission ?
5. Examiner les résultats.
Toute la vie est remplie de possibilités d’apprentissage. La délégation est une compétence acquise – et le meilleur apprentissage a souvent lieu lorsque des erreurs ont été commises et que l’échec a été reconnu.
Je déteste l’échec et je méprise le fait de perdre. C’est pourquoi, chaque fois que j’échoue, je m’assois avec les autres pour découvrir ce qui a bien marché et ce qui a mal marché. J’exige de moi-même une honnêteté et une intégrité totales. Je regarde les résultats. Cette tâche a-t-elle accompli ce que je pensais qu’elle allait accomplir ? Était-ce la bonne personne à qui déléguer cette tâche ? Comment aurait-on pu mieux faire ? La personne à qui j’ai confié la tâche a-t-elle réussi ? Si non, pourquoi ?
Je considère que cela fait partie des compétences les plus importantes qu’un dirigeant puisse développer. Après la course, j’ai rencontré les participants et le personnel. Nous avons discuté de toutes les tâches qui étaient impliquées dans l’événement et sommes arrivés à des conclusions très intéressantes.
De plus, alors que l’activité était encore fraîche dans notre esprit, nous avons trouvé une foule d’idées pour l’améliorer l’année prochaine. D’autres m’ont fait part des domaines dans lesquels j’aurais pu déléguer davantage et de ceux dans lesquels j’aurais dû prendre les rênes moi-même. Il y a du pouvoir dans l’examen après action. Posez-vous la question : « Comment cela aurait-il pu mieux se passer ?
Apprenez à développer vos compétences en matière de délégation et vous multiplierez votre efficacité. Un maître délégataire est en passe de vivre la vie comme une légende. Prenez le temps ce mois-ci de développer cette compétence essentielle de leadership.
